徐州工程学院干部人事档案管理制度
为加强我校干部人事档案建设，提高干部人事档案的理水平，根据《徐州市干部档案管理制度》，参照中组部、国家档案局《干部档案工作条例》，结合我校具体情况，制定干部人事档案管理工作制度。
一、干部档案管理制度
(一)干部人事档案工作是档案工作的重要组成部分，是学校的基础工作之一，同时也是教职工个人经历和社会实践的记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。
(二)学校干部人事档案由学校人事处档案科集中保管，并具体负责。其任务是:收集、保管、鉴别、整理全校干部人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现干部人事档案管理的科学化和现代化。
(三)根据干部管理权限，学校省管领导干部档案由省委组织部保管。干部退(离)和退职以后(包括异地安置的)，其档案仍由学校保管。
(四)死亡干部档案按规定整理装订后，先移交到校档案馆。学校要建立死亡干部清册，以备考查。
(五)其他干部档案的管理。
1.干部辞退、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职后，未就业的，其档案可转至其户籍所在档案管理服务机构。
2.干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校保管。刑满释放和解除劳动教养以后，重新安置工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。
3.干部档案管理人员的档案及其可能接触到的直系亲属的档案，可由学校组织指定专人保管。
二、查借阅制度
(一)查阅干部档案，凡需利用学校保管的干部档案，必须严格履行登记审批手续。
(二)干部档案一般不外借、特殊情况须经学校主管干部档案的有关领导批准，办理借阅手续后，方可借出。对借出的干部档案要妥善保管，并在15日内归还。
(三)凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部在学校阅档室查阅。任何人不直接查阅或借阅本人及其直系亲属档案。
(四)查借阅干部档案必须遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、替换，损害档案材料。
(五)查借阅档案的任何单位和人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中获取档案内容的，须经学校干部档案主管部门审查批准。
三、收集补充制度
(一)按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确的范围，认真做好材料的收集与补充工作，为组织人事部门考察了解和正确选拔干部提供依据，为国家积累档案史料。
(二)收集补充工作应本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面的材料。
(三)学校干部档案管理部门要认真核对档案材料的短缺情况，及时做好补缺工作，以保证档案的完整与真实，有效地为学校建设服务。
四、材料归档制度
(一)严把材料的“入口关”。重复多余或不应归入干部档案的材料要清理出来，发现伪造，涂改的虚假材料要坚决予以剔除，并对当事人予以严肃查处。
(二)收集的材料必须手续完备。对规定由本人签字或组织盖章的，经签字盖章后方可归档。
(三)归档的材料一般应统一使用A4规格纸张，材料左边应留出2-2.5厘米的装订边。文字必须使用铅印、胶印、油印或蓝黑、黑色墨水、墨汁书写。
(四)不属于规定归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。
(五)整理干部档案，应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚装订整齐。通过整理应使每份档案达到完整、真实、精炼、条理、实用的要求。
五、转递制度
(一)转递干部档案必须填写《干部档案转递通知单》。接收单位收到档案后，经校核无误应签名盖章，立即回执。逾期一个月未退回者，转出单位要进行查询，以防丢失。
(二)转递干部档案，必须履行严格的转递手续，要通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或由干部本人自带，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。
(三)干部档案应随着干部调动或职务变动及时转至新的管档单位，转出的档案必须完整齐全，并按照规定要求整理装订，不得扣留材料或分批转出。
(四)严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
六、检查核对制度
(一)对干部档案进行定期不定期的核对检查。检查干部档案保管方面有何隐患；检查干部档案保护设施是否健全；检查核对借出的档案是否逾期；检查核对干部档案索引与所保管的干部档案有无出入等。
(二)对转出的干部档案要进行核对检查。检查材料是否齐全，历次职务变动是否及时登记在《干部职务变动登记表》上，装订的档案是否符合规定要求，发现问题应及时纠正，确保干部档案的质量。
(三)坚持干部档案工作台帐登记制度，按照干部档案“四统一”(干部名册、干部档案索引、干部档案、干部卡片)要求，做好日常管理工作，每年检查核对一次，发现问题须及时解决。
七、保管保密制度
(一)干部人事档案室要做到“三室”分开，配置铁质档案柜和去湿、灭火，防盗等设备。
(二)库房的防火、防盗、防潮、防光、防高温、防蛀等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求：温度14C-24C，相对湿度45%-65%)。
(三)严禁任何个人私自保存他人档案，对利用档案营私舞弊的，视情节轻重，予以严肃处理。
(四)严禁用电话索取或提供干部档案材料或内容，严禁携带干部档案或材料进入公共场所和娱乐场所。
(五) 管理干部档案的工作人员，要认真执行《保密法》和有关保密制度，不准向无关人员谈论、泄露有关干部档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
八、管理人员职责和送交档案材料归档制度
(一)热爱本职工作，忠于职守，乐于奉献，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作和经济建设提供优质服务。
(二)严格按照干部档案各项规章制度办事。调查研究档案工作情况，制订和修订有关规章制度，做好干部档案管理工作。
(三)严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
(四)工作调动时，必须做好档案、档案材料和业务文件等交接工作。
九、干部档案计算机管理制度
(一)全面使用“干部人事档案管理信息系统”是提高干部档案管理水平的重要措施。档案管理人员必须掌握该系统全部功能，熟练操作，及时维护，灵活运用。
(二)新进干部档案的登记工作一般要在当日完成，最多不能超过三日。
(三)零散材料的登记工作一般要在三日内完成，一次性收进零散材料份数较多时，可适当延长，但最多不能超过7日。
(四)在使用“干部人事档案管理信息系统”的过程中，要对出现的问题及时进行记录，送有关技术人员处理。
(五)对干部档案索引，要做到每半年打印一次。对档案的转递、查(借)阅和零散材料等信息要做到一年汇总打印一次，并做好立卷工作。
(六)对新维护的档案管理信息，要做好备份工作，并对信息备份的时间、主要内容等及时进行登记。
(七)外来磁盘一般不得使用，确需使用时，要先用查毒软件进行病毒检查。